septiembre 14, 2022

Sistemas ECM: ¿en qué consiste la gestión de contenido empresarial?

sistemas ecm

Los datos críticos siempre han sido uno de los pilares de las empresas. No obstante, en los últimos años contar con información valiosa se ha vuelto cada vez más importante. Debido a esto, y a pesar de que no se trata de un concepto nuevo, ahora toma mayor relevancia la gestión de contenido empresarial con sistemas ECM. Pero, ¿de qué estamos hablando exactamente?

Este es un manual sobre los sistemas ECM. Te explicamos qué es exactamente la gestión de contenido empresarial, para qué sirve y qué beneficios tiene el software ECM para tu empresa. De igual manera, aprenderás más sobre sus distintas fases y, así, tendrás una visión completa sobre la necesidad de contar con un gestor de contenidos en tu compañía.

¿Qué son los sistemas ECM?

Cuando hablamos de sistemas ECM nos referimos a metodologías, herramientas y estrategias que se adoptan en una empresa con el objetivo de mejorar la gestión de contenido empresarial. Por lo tanto, identificamos este término como un procedimiento para centralizar, escanear y organizar los datos y la documentación crítica de un negocio. Todo, con el fin de controlar mejor todos los procesos, desde la captura hasta la entrega.

Algunos especialistas creen que este concepto se remonta a los inicios de la década de los 90, momento en el que se comenzaron a utilizar sistemas de gestión documental. Estos se centraban principalmente en el almacenaje de documentos en bases de datos. Por el contrario, el software ECM abarca mucho más que obtener y guardar datos.

¿Para qué sirve un sistema ECM o de gestión de contenido empresarial?

Los sistemas ECM comprenden todo el proceso de administración de la información en una empresa. De esta manera, quedan centralizados los procesos que van desde la captura u obtención de los datos hasta la entrega de los mismos. Para que no quede ninguna duda, es bueno repasar todas las fases que incluye la gestión de contenido empresarial.

Obtención de datos con los sistemas ECM

La captura de datos es donde comienza todo. Hoy en día, la información puede llegar desde diversas fuentes. Si bien es cierto que el uso del correo electrónico y archivos digitales es intensivo en las empresas, no hay que dejar a un lado el contenido analógico. Sí, un software ECM permite gestionar de manera centralizada toda la información que llega a la empresa sin importar cuál es su soporte original.

Gestión de la información

La segunda fase que debes conocer sobre la gestión de contenido empresarial es la que tiene que ver con la administración de los documentos. Se engloban en esta categoría los flujos de trabajo, la gestión del contenido web o el conocimiento de la empresa.

Almacenamiento

El almacenamiento en sistemas ECM es uno de los apartados fundamentales. Se determina cómo se guarda la información y qué se requiere para que esté disponible a cada empleado. Como no podía ser de otra manera, es crucial que se trata de plataformas seguras y fiables.

Preservación

La preservación de la información durante periodos de tiempo extensos requiere que las empresas se adapten a normativas marcadas por las autoridades competentes. En este paso se determina qué leyes hay que cumplir en materia de protección de datos o qué documentos son necesarios almacenar y durante cuánto tiempo.

Entrega

Una de las fases finales del software ECM es la que se relaciona con la salida de los contenidos. En este punto se resuelven cuestiones relacionadas con la entrega de los datos, la transformación, la seguridad del proceso y los métodos de distribución.

Beneficios de los sistemas ECM en las empresas

Ya conoces más a fondo qué objetivos cumple la gestión de contenidos empresariales. Ahora bien, ¿qué ventajas aporta un software ECM? Aquí tienes algunos de los beneficios más importantes.

Centralización de los datos

El software ECM cuenta con herramientas para centralizar los datos de documentos provenientes de diversas fuentes. Además de los archivos digitales, es capaz de leer documentos escaneados y clasificarlos según sea necesario. De este modo, toda la información que maneja una compañía, lo cual incluye la impresa, se gestiona desde un único lugar.

Mayor productividad con los sistemas ECM

Los sistemas ECM son aliados de la productividad. Ayudan a optimizar procesos y a mejorar la calidad de los datos. De esta manera, los departamentos trabajan de un modo más eficiente y se reducen los costes.

Cumplimiento de la legislación

En la fase de preservación, el gestor de contenidos se asegura de que se cumplen todas las leyes vigentes sobre la protección de datos y otra normativa. Además, se asegura de almacenar durante el tiempo que sea necesaria documentación crítica del negocio.

Un archivo digitalizado es más versátil

No cabe duda de que disponer de una versión digital de la documentación facilita enormemente moverla de una plataforma a otra si es necesario. Asimismo, minimiza el tiempo que se tarda en encontrar contenidos específicos.

Organizando el caos

Un archivo con miles y miles de hojas se convierte poco a poco un verdadero caos. El software ECM se encarga de clasificar los documentos según sea necesario y entregarlos a aquellos empleados que realmente están autorizados para su consulta.

Arroba Solutions y los sistemas ECM

En Arroba Solutions somos expertos en transformación digital. Te ayudamos a implementar soluciones tecnológicas que aumenten la competitividad de tu negocio y permitan a tus empleados mejorar su productividad.

Contacta ahora con nosotros para que te ayudemos con la gestión del contenido empresarial. Da el salto a los sistemas ECM con el mejor software del mercado. ¡Gestiona los datos críticos de tu empresa del modo más eficiente y seguro!

Entradas recientes:

Almacenamiento en caché: qué es y cómo funciona

El almacenamiento en caché es un planteamiento fundamental en el mundo de la informática. Este artículo explora qué es la memoria caché y cómo funciona, destacando su importancia para mejorar el rendimiento y reducir los tiempos de acceso a los datos. ¿Qué es el...

ChatGPT para programar: cómo la IA está revolucionando la actividad

Ya hay quien está utilizando ChatGPT para programar. Es evidente que la inteligencia artificial de OpenAI está repleto de capacidades gracias al gigantesco conjunto de datos con el que ha sido entrenado. Pero, ¿realmente puede esta herramienta sustituir a un...

¿Qué es un plan de recuperación ante desastres (DRP)?

Disaster Recovery Plan, DRP o plan de recuperación ante desastres. Este concepto es realmente necesario en las empresas, especialmente en aquellas que almacenan datos críticos que, en caso de extraviarse, pueden poner en peligro la estabilidad de la compañía. Pero,...

¿Qué es la IA generativa y cómo se puede aprovechar?

La tecnología avanza a un ritmo sin precedentes. Y, no cabe ninguna duda de que la IA generativa tiene mucho que ver. Pero, ¿sabes realmente cómo funciona? En este artículo vamos a hablar, entre otras cosas, del deep learning o del modelo generativo. El objetivo que...

CDN o redes para distribución de contenidos: qué son y cómo funcionan

Vamos a explicarte qué es una CDN o red de distribución de contenidos. Te mostramos cuál es su funcionamiento y te hablamos acerca de las ventajas que ofrecen a empresas como la tuya. Por último, debatimos sobre la necesidad real que tienen los negocios de implementar...

Plesk: ¿qué es y cuáles son sus principales características?

Vamos a explicarte qué es Plesk y cuáles son sus características principales. Esta es una guía completa en la que te hablamos acerca de este panel de control que te ayudará a personalizar la experiencia de tu servidor y el alojamiento de tu web. Con él tienes a tu...

Qué tipos de hackers existen y sus características

Los ataques cibernéticos están a la orden del día. Las empresas buscan maneras de protegerse ante los ciberdelincuentes mejorando su seguridad informática. Por eso, necesitas saber qué tipos de hackers existen. Como no podía ser de otro modo, el primer paso es contar...

Soberanía de datos, ¿qué es y por qué es determinante en las decisiones de TI?

¿Quieres saberlo todo acerca de la soberanía de datos? Has llegado al lugar indicado. En esta guía te explicamos todos los aspectos importantes sobre este concepto. Primero, hablamos sobre qué es la data sovereignty, cómo influye en la protección de datos y cuáles son...

La importancia de la formación digital de los empleados

Sin duda, la sociedad y el mercado laboral actual están experimentando un acelerado ritmo de transformación digital. Esto hace indispensable que muchas personas adquieran más y mejores competencias digitales. No obstante, un informe publicado recientemente revela que...

Principales amenazas de seguridad para 2023

Vamos a explicarte cuáles son las principales amenazas de seguridad en 2023. De esta manera, podrás estar más preparado para protegerte ante los ciberataques y mejorar tu seguridad en Internet. Evita riesgos de seguridad conociendo de primera mano cuáles son las...

Las ventajas de implementar un ERP a medida en tu negocio

La elección de un ERP para tu negocio no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Tampoco es que implementar un ERP sea una tarea fácil, pues hay muchas variables que entran en juego a la hora de emitir un veredicto. Por si esto fuera poco, existen varios tipos...

Frameworks: ¿qué son y qué funciones tienen en desarrollo web?

El desarrollo web es complejo. De hecho, son muchos los elementos que hay que escoger, como las tipografías, los colores o los menús. A la hora de implementar tecnologías web, los frameworks facilitan mucho la tarea a los desarrolladores. Puede que te preguntes qué es...

Entornos de desarrollo: descripción y tipologías

Es posible que, si deseas comenzar tu andadura en el mundo de las aplicaciones, te preguntes qué pueden hacer por ti los entornos de desarrollo. En este artículo te lo explicamos todo acerca de los IDE y de otros entornos que también facilitan el diseño y lanzamiento...

Infraestructura de IT: ¿qué es y qué tipos hay?

La transformación digital en la que nos hallamos inmersos está haciendo que cada vez más empresas monten su propia infraestructura de IT. A pesar de este hecho, todavía son muchos los negocios que mantienen procesos no digitalizados, ralentizando así su crecimiento....

¿Qué es el cifrado de datos y cómo funciona?

En vista de la gran cantidad de información que enviamos y recibimos todos los días, es crucial contar con los métodos de protección adecuada. Debido a esto, muchas aplicaciones y servicios implementan el cifrado de datos. Seguro que al utilizar algunas de las...

¿Cómo se trabaja en metodología agile?

Cualquier proyecto impulsado dentro de una empresa es exitoso si se emplean técnicas de desarrollo que favorezcan la productividad. En este sentido, la metodología agile juega un papel fundamental. Pero, ¿qué es exactamente este sistema? ¿Qué entendemos por...

¿En qué consiste el Cloud Computing?

El cloud computing está cambiando la forma en la que trabajan las empresas. Esta modalidad ha supuesto una revolución que ha acercado los servicios en la nube a todos los negocios. Si has llegado hasta aquí, probablemente te preguntes si es el momento de implementar...

LMS: tipos de sistemas para gestión de aprendizaje online

La pandemia ha cambiado el modelo de actuación en muchos sectores. Aunque todo el mundo habla del teletrabajo, las formaciones a distancia también se han vuelto muy populares. En vista de esto, se hacen especialmente necesarios los LMS (sistemas de gestión de...

La importancia del QA o Quality Assurance en procesos de desarrollo

Culminar un proyecto con éxito depende de muchas cosas. Sin embargo, un punto clave es el Quality Assurance o QA, una pieza fundamental en los procesos de desarrollo que permite confirmar que todo marcha como se espera. Pero, ¿realmente es tan importante contar con un...

¿Qué es el nearshoring y offshoring?

Son cada vez más empresas las que deciden externalizar algunos de sus procesos con el objetivo de mejorar la productividad del negocio. No debemos pasar por alto que la subcontratación internacional de ciertos servicios tiene enormes beneficios para las compañías. En...

Ciberataques: cuáles son los más habituales y cómo evitarlos

Los ciberataques se han convertido en algo habitual en una sociedad digitalizada como la nuestra. Cada vez almacenamos más información en nuestros dispositivos, tanto en el ámbito personal como profesional. Especialmente en este último campo, es crucial conocer cuáles...

¿Qué es una API y cómo funciona?

En la actualidad, aplicaciones y servicios están interconectados entre sí gracias a las API. Si has oído hablar de estas siglas, pero no sabes muy bien qué se esconde detrás de ellas, has llegado al lugar indicado. En los siguientes apartados encontrarás todo lo que...

Scope creep: ¿cómo evitar el “síndrome de lavadero” de un proyecto?

En el ámbito de la gestión de proyectos, evitar situaciones como las que provoca el scope creep es crucial. Tener claro desde el principio cuál es el verdadero alcance de proyecto ayudará al equipo encargado de la ejecución a evitar complicaciones después de la...

Todo lo que necesitas saber sobre las soluciones CRM

Entre las tecnologías corporativas más útiles e innovadoras de las que pueden disponer las empresas actualmente, están las plataformas de CRM. Esto se debe a la forma en que emplean los datos de los clientes para gestionar cuentas, leads y oportunidades de ventas....

Ventajas de externalizar servicios IT en pequeñas y medianas empresas

¿Te resulta costoso en tiempo y recursos gestionar la infraestructura tecnológica de tu pequeña empresa o proyecto autónomo? Prueba la opción de externalizar servicios IT. En este artículo te explicaremos de qué trata esta práctica y qué beneficios puede reportarte....

Tipos de backup y cómo gestionar bien nuestras copias de seguridad

En los negocios es imprescindible crear una copia de seguridad de los datos. Esta afirmación puede sonar demasiado contundente, pero la verdad es que la pérdida de información es uno de los problemas más graves a los cuales puede enfrentarse una empresa. Ahora bien,...

Marketing automation: ¿qué es y cuáles son sus beneficios?

En 2020, un estudio de Research and Markets pronosticó que para 2027 el mercado global de marketing alcanzaría los 8.420 millones de dólares. Por tanto, el gasto en herramientas de marketing automation, según la investigación, crecerá hasta los 25.100 millones de...

¿Qué es la seguridad en la nube y cómo lograrla?

El aumento de la movilidad en entornos laborales y el teletrabajo han provocado que el uso de servicios en la nube se potencie considerablemente. Como consecuencia, los proveedores de cloud computing y sus clientes deben aplicar serias políticas de seguridad en la...

Tecnología headless, todo lo que necesitas saber sobre ella

La creación de una página web o de una tienda online pasa, en la mayoría de los casos, por el uso de un CMS. Decantarse por un software como WordPress o PrestaShop permite ahorrar una gran cantidad de recursos y facilita la gestión del contenido que se publica en la...

Tendencias en ciberseguridad para 2022

En 2022 las cosas no han cambiado en materia de ciberseguridad. Los ataques externos a particulares y empresas continúan siendo habituales. Por eso, en los siguientes apartados repasamos cuáles son los principales tendencias en ciberseguridad y cómo protegerse....

Tecnología inteligente para tu negocio

Aplicamos nuestro conocimiento y experiencia para garantizar el éxito

¿Quieres sacar partido del entorno digital? ¡Cuenta con nosotros!

Te ayudamos a abordar la transformación digital de tu empresa, de forma sencilla