Los datos críticos siempre han sido uno de los pilares de las empresas. No obstante, en los últimos años contar con información valiosa se ha vuelto cada vez más importante. Debido a esto, y a pesar de que no se trata de un concepto nuevo, ahora toma mayor relevancia la gestión de contenido empresarial con sistemas ECM. Pero, ¿de qué estamos hablando exactamente?
Este es un manual sobre los sistemas ECM. Te explicamos qué es exactamente la gestión de contenido empresarial, para qué sirve y qué beneficios tiene el software ECM para tu empresa. De igual manera, aprenderás más sobre sus distintas fases y, así, tendrás una visión completa sobre la necesidad de contar con un gestor de contenidos en tu compañía.
Cuando hablamos de sistemas ECM nos referimos a metodologías, herramientas y estrategias que se adoptan en una empresa con el objetivo de mejorar la gestión de contenido empresarial. Por lo tanto, identificamos este término como un procedimiento para centralizar, escanear y organizar los datos y la documentación crítica de un negocio. Todo, con el fin de controlar mejor todos los procesos, desde la captura hasta la entrega.
Algunos especialistas creen que este concepto se remonta a los inicios de la década de los 90, momento en el que se comenzaron a utilizar sistemas de gestión documental. Estos se centraban principalmente en el almacenaje de documentos en bases de datos. Por el contrario, el software ECM abarca mucho más que obtener y guardar datos.
Los sistemas ECM comprenden todo el proceso de administración de la información en una empresa. De esta manera, quedan centralizados los procesos que van desde la captura u obtención de los datos hasta la entrega de los mismos. Para que no quede ninguna duda, es bueno repasar todas las fases que incluye la gestión de contenido empresarial.
La captura de datos es donde comienza todo. Hoy en día, la información puede llegar desde diversas fuentes. Si bien es cierto que el uso del correo electrónico y archivos digitales es intensivo en las empresas, no hay que dejar a un lado el contenido analógico. Sí, un software ECM permite gestionar de manera centralizada toda la información que llega a la empresa sin importar cuál es su soporte original.
La segunda fase que debes conocer sobre la gestión de contenido empresarial es la que tiene que ver con la administración de los documentos. Se engloban en esta categoría los flujos de trabajo, la gestión del contenido web o el conocimiento de la empresa.
El almacenamiento en sistemas ECM es uno de los apartados fundamentales. Se determina cómo se guarda la información y qué se requiere para que esté disponible a cada empleado. Como no podía ser de otra manera, es crucial que se trata de plataformas seguras y fiables.
La preservación de la información durante periodos de tiempo extensos requiere que las empresas se adapten a normativas marcadas por las autoridades competentes. En este paso se determina qué leyes hay que cumplir en materia de protección de datos o qué documentos son necesarios almacenar y durante cuánto tiempo.
Una de las fases finales del software ECM es la que se relaciona con la salida de los contenidos. En este punto se resuelven cuestiones relacionadas con la entrega de los datos, la transformación, la seguridad del proceso y los métodos de distribución.
Ya conoces más a fondo qué objetivos cumple la gestión de contenidos empresariales. Ahora bien, ¿qué ventajas aporta un software ECM? Aquí tienes algunos de los beneficios más importantes.
El software ECM cuenta con herramientas para centralizar los datos de documentos provenientes de diversas fuentes. Además de los archivos digitales, es capaz de leer documentos escaneados y clasificarlos según sea necesario. De este modo, toda la información que maneja una compañía, lo cual incluye la impresa, se gestiona desde un único lugar.
Los sistemas ECM son aliados de la productividad. Ayudan a optimizar procesos y a mejorar la calidad de los datos. De esta manera, los departamentos trabajan de un modo más eficiente y se reducen los costes.
En la fase de preservación, el gestor de contenidos se asegura de que se cumplen todas las leyes vigentes sobre la protección de datos y otra normativa. Además, se asegura de almacenar durante el tiempo que sea necesaria documentación crítica del negocio.
No cabe duda de que disponer de una versión digital de la documentación facilita enormemente moverla de una plataforma a otra si es necesario. Asimismo, minimiza el tiempo que se tarda en encontrar contenidos específicos.
Un archivo con miles y miles de hojas se convierte poco a poco un verdadero caos. El software ECM se encarga de clasificar los documentos según sea necesario y entregarlos a aquellos empleados que realmente están autorizados para su consulta.
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