La metodología GTD para mejorar la productividad

La metodología GTD (Getting Things Done) es un sistema de organización y ejecución de tareas que mejora la eficiencia personal y permite aprovechar el tiempo. Por tanto, si sueles afirmar que el día no te alcanza para hacer tantas cosas pendientes, GTD puede ayudarte a corregir esta situación. En este post te explicaremos en qué consiste.

En esencia, Getting Things Done es un sistema propuesto por David Allen, asesor y coach en productividad y gestión del tiempo. Curiosamente, en su libro homónimo publicado en 2001, Allen no se enfoca en organizar las tareas por prioridades. En su lugar recomienda que el caos de las actividades pendientes sea desglosado en listas o bandejas e identificando cada asunto por su nivel de complejidad. De esta manera es más sencillo resolverlo en un tiempo razonable.

A continuación te presentamos los pasos para poner en práctica este práctico método en tu trabajo y en tu vida cotidiana.  

¡No confíes en tu memoria! La premisa de la metodología GTD

El primer hábito que cuestiona la metodología GTD es el uso del cerebro como almacén de información. Precisamente nuestro cerebro está capacitado para crear ideas, no para ser como una nube virtual donde almacenar cantidades ingentes de datos.  De hecho, no está diseñado para ser una agenda, ni mucho menos un sistema de organización del trabajo. Usarlo para estos propósitos limita nuestro potencial y nuestra capacidad de concentración para cumplir con actividades laborales y personales de una forma más rápida y eficaz. 

Por esta razón el primer paso que propone este método es “vaciar” nuestro cerebro o “capturar” toda esa información retenida y plasmarla en un recurso físico (papel, agenda o pizarra) o digital (agenda electrónica, hoja de cálculo o plataformas de organización de trabajo online como Trello). Esta información puede ser “descargada” sin un orden lógico en una lista principal o bandeja de entrada que incluye: tareas pendientes, compromisos familiares y con amigos, ideas de negocios, problemas por resolver y un largo etcétera.

Si se te ocurre una idea, escríbela de una buena vez en tu lista principal y no confíes en que tu memoria la traerá de nuevo en el momento oportuno.

¿Qué es qué? Aclarar el caos: segundo paso de la metodología GTD

El siguiente paso propuesto por la metodología GTD es aclarar. Esto significa tomar cada ítem de la bandeja de entrada y analizarlo. Para ello, debemos formularnos las siguientes preguntas:

• ¿De qué trata esto? Hay que identificar claramente cada asunto de la lista.
• ¿Requiere alguna acción específica para resolverlo? Si no necesita de una acción inmediata, podemos elegir entre tres opciones:
  • Desecharlo.
  • Colocarlo en otra lista bajo el título “Quizás/Algún día”.
  • Archivarlas como una referencia para futuros proyectos o acciones. Aquí pueden guardarse notas, páginas web, artículos y otros materiales que eventualmente llaman nuestra atención o nos interesen.

Pero, si el asunto requiere de acción, pasamos a la siguiente fase:

Concretar la acción: tercer paso de la metodología GTD

Al llegar a este punto nos preguntamos: ¿Cuál es el próximo paso? La respuesta podría ser que determinado ítem es un proyecto con potencial y debemos programar su ejecución. 

O bien puede tratarse de un asunto pendiente para colocarlo en una lista de actividades. En tal caso, es recomendable que si dicha tarea puede resolverse en cuestión de pocos minutos, hay que hacerla de inmediato. De esta manera, aligeras tu carga de actividades y eliminas una preocupación. Si no puedes hacerla de inmediato, puedes escoger entre:

• Delegarla: si cuentas con colaboradores capaces de efectuar ese trabajo, déjalo en sus manos.
• Programarla para una fecha o como parte de una acción próxima.

Organizar

El siguiente paso propuesto en la metodología GTD es organizar los asuntos pendientes. En función de ello dispondremos de siete carpetas, bandejas o columnas dentro de las cuales pondremos en orden las actividades de acuerdo a su clasificación:

• QUIZÁS/ALGÚN DÍA. Aquí colocaremos las cosas que queremos hacer pero que en este momento no son prioritarias: eliminar archivos del ordenador, pintar la oficina, etc.
• REFERENCIAS. Como dijimos antes, en esta bandeja pondremos todas esas notas, URLs de páginas web y cualquier otro material que creamos que pueda servirnos en el futuro para algún proyecto o actividad.
• EN ESPERA. Bajo este título guardaremos todas las tareas o asuntos que no terminan de definirse y de los que es preciso estar pendientes para saber cómo evolucionan.
• CALENDARIO. En esta bandeja planteamos todas las acciones que sí tienen fecha y hora para su realización.
• ACCIONES INDIVIDUALES. Dentro de esta carpeta dispondremos las actividades que haremos en cuanto tengamos oportunidad, como: llamadas telefónicas, encargos, solicitudes, etc.
• PROYECTOS. En esta lista estarán todas aquellas actividades o propósitos que requieren de pasos específicos y progresivos para su cumplimiento; el plan de marketing para el próximo trimestre, escribir y diseñar un ebook, etc.
• CHECKLIST. Tal como lo lees: se trata de una lista de verificación en la que anotaremos los procesos y herramientas necesarias para cumplir con una tarea o proyecto. Por ejemplo si vamos a elaborar una estrategia de SEO, debemos: elegir las keywords, verificar en Google Trends si estos términos de búsqueda figuran entre los más empleados en nuestro sector y optimizar la página web en cuanto a diseño UX, entre otras acciones.

¿Hace falta una PAPELERA?

Obviamente, no agregaremos una carpeta o bandeja para la PAPELERA, porque se supone que todo aquello que lanzamos a ésta no nos hace falta. No podemos dejarlo en un lugar visible, porque puede distraernos y retrasar el cumplimiento de los objetivos.

Reflexión

Cumplidas las fases anteriores debemos plantearnos una reflexión y revisión objetivas para asegurarnos que todo esté en orden dentro de nuestras listas. Asimismo comprobaremos si estamos cumpliendo con las tareas pendientes como lo planificamos. Incluso podemos eliminar aquellos elementos que ya no hacen falta e incorporar otros que sí serán necesarios. Idealmente deberíamos hacer esta revisión al finalizar la semana.

Actuar de inmediato: el objetivo central de la metodología GTD.

Más que un paso final actuar debe ser la consecuencia de cumplir las fases arriba explicadas. Es decir si ya identificamos y ordenamos nuestras tareas pendientes, establecimos prioridades, definimos acciones y elaboramos un cronograma, lo más lógico es ponerse a trabajar. Sin embargo para actuar debemos tener en cuenta cuatro factores:

• Contexto. Básicamente consiste en considerar el lugar donde debes hacer la actividad, las condiciones y herramientas necesarias para hacerla.
• Tiempo disponible. En este sentido debes estar consciente del tiempo que requiere cada actividad, para saber que otras tareas podrías realizar antes o después.
• Energía necesaria. Con frecuencia, muchos autónomos y directivos insisten en trabajar hasta dieciséis horas al día. Uno de los objetivos de este método es realizar jornadas razonables para evitar que cualquier actividad pendiente sea abordada con cansancio y falta de energía.
• Prioridades. En resumen si tienes en cuenta el contexto, el tiempo y la energía disponibles, será más fácil decidir cuál de las acciones por realizar te generará más beneficios en determinado momento.

Finalmente, es relevante destacar que Internet y las TI pueden ayudarte a implementar la metodología GTD  u otros sistemas ágiles de gestión de proyectos en tu emprendimiento. Para este propósito @Solutions te apoya en el proceso de transformación digital de tu empresa con servicios y soluciones a tu medida. ¡Consúltanos!